ORGANIZACIÓN

MÓDULO 5

ORGANIZACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACION:

 

Etapas del proceso de Organización:

1. División del trabajo (Delimitación de las actividades):

v Descripción de Proceso:

Establece las actividades en cierto orden a realizar.

v Jerarquización:

Disposición de las funciones de una organización por orden de mando o importancia.

v Departalización:

Divisiones y agrupación de funciones y actividades en unidades especificas conocidas como departamento.

v Descripción de Habilidades:

Recopilación de manera ordenada factores y actividades para realizar en el trabajo.

2. Coordinación: Proceso de sincronizar y armonizar los esfuerzos para llevar acabo la función.

Principios de la organización:

1. Objetivo:

Todas la actividades deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa.

2. Especialización:

Más especifico y menos sea el campo de acción del individuo, mayor sera la eficiencia.

3. Jerarquía:

Establecer centros de autoridad desde el más alto como el ejecutivo hasta el mas bajo en donde mandela comunicación necesaria para lograr los planes.

4. Paridad Autoridad - Responsabilidad:

Responde a dichas responsabilidades .

5. Unidad de Mando:

Empleados no deberan reportar a más de un superior, solo debe de tener a solo jefe.

6. Difusión:

Obligaciones de cada puesto, debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de la empresa.

7. Amplitud Tramo de control:

Grupos pequeños de colaboradores que reporten a un superior para que realice sus funciones eficientemente.

8. Coordinación:

Siempre se mantiene por el equilibrio es decir trabar armónicamente.

9. Continuidad:

Requiere mantenerse en mejora y ajustarse a las condiciones cambiantes del medio ambiente.

Importancia de la Organización:

v Evita lentitud e ineficiente.

v Costos, productividad.

v Mejor manera de lograr objetivos.

ESTRUCTURA LA ORGANIZACIÓN:

Sistema formal de trabajo y relaciones de subordinación por el que se coordina y motiva a los miembros de la organización para que colaboren en la consecución de las metas de esta.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

Utilidad:

ü Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo.

ü Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad.

ü Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo.

ü Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo.

Los elementos que integran el Manual de Organización son:

De identificación:

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cual da a conocer los datos más elementales como son:

A. Logotipo de la Entidad.

B. Tipo de Manual que se presenta.

C. Nombre de la empresa.

D. Logotipo Institucional.

E. Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien elabora, presenta y aprueba el documento.

De contenido:

En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que constituyen el manual de organización. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

A. Introducción

B. Antecedentes históricos

C. Marco Jurídico - Administrativo

D. Objetivo y Funciones

E. Atribuciones

F. Estructura Orgánica

G. Organigramas  

H. Definición de Términos

I. Bibliografía

Estructura orgánica

Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad, o a los órganos administrativos.

Objetivo

Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia / entidad o unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución.

Etapas para la elaboración y presentación del manual:

1. Planificación del Trabajo:

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.  

2. Búsqueda de la Información:

La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa. 

3. Análisis de la Información:

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

ü ¿Qué trabajo o actividad se hace?

ü ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable

ü ¿Quién lo hace?

ü ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

ü ¿Para qué se realiza el trabajo?

ü ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?

ü ¿Cuándo o en qué momento se hace? ¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho.

4. Elaboración del Manual:

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar: La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organización, mapa de procesos, entre otros.

5. Validación del Manual:

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6. Autorización del Manual:

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7. Difusión y distribución del Manual:

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica.

8. Revisión y Actualización del Manual: 

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Factores que influyen en las organizaciones:

Factores internos:

Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).

ü Diversidad de productos y clase de operación.

ü Tamaño de la organización.

ü Características de los empleados (profesionales, empleados de oficina, trabajadores)

Factores externos:

ü Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).

ü Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).

ü Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

El Manual de Procedimientos es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de las acciones que se siguen en la ejecución de actividades, sub procesos y procesos, por una o más unidades orgánicas incluyendo además los puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participación. También contiene información y ejemplos de formatos, autorizaciones o documentos necesarios, instrucciones para el uso de máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro documento o información como dato necesario para el correcto desempeño del procedimiento.

Utilidad:

El Manual de Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información y documento base para el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del Sector.

Contenido del manual de procedimientos:

Carátula de Identificación del Manual  

i. Introducción

ii. Objetivo del Manual  

iii. Base Legal

Carátula de identificación de procesos y sub-procesos indicando los procedimientos que lo conforman.

iv. Procedimientos

En este capítulo se compendiará las fichas de descripción de los procedimientos agrupados por procesos, lo que contendrán la siguiente información:

v Carátula de identificación de los procedimientos agrupados por procesos

v Nombre del Procedimiento

v Código

v Objetivo del Procedimiento

v Alcance

v Base Legal

v índice de Performance

v Normas de operación

v Descripción del procedimiento

v Entradas Salidas Definiciones (Glosario de términos)

v Registros

v Anexos (Diagrama de flujo del procedimiento, formularios y/o impresos)

Esquema general del Manual de Procedimientos:

1. Carátula de Identificación:

Deberá contener el nombre de la entidad, la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el número de la resolución aprobatoria.

2. índice

Describe la relación de capítulos que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de página.

3. Introducción 

Se explicará brevemente la importancia del Manual y cómo está estructurado.

4. Objetivo del Manual

Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual.

5. Base Legal

Se señalan los dispositivos legales o administrativos que aprueban los documentos de gestión referidos a la organización.

6. Datos para cada uno de los procedimientos:

Los datos de cada procedimiento deben ser descritos en hojas independientes en el formato  y deberán estar ordenados según los sub-procesos y procesos.

Recomendaciones generales de presentación

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.

b. Nombre de la empresa.

c. Lugar y fecha de elaboración.

d. Responsables de la revisión y autorización.

e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.

f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.

g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.

h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.      

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

Actualización:

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

MANUAL DE PROCESOS

Proceso:

Es una serie de entrada que sirve de entrada que se combina para generar una salida o producto.

¿Cuales son los procesos?:

1. Procesos estratégicos:

Son la planificación estratégica de la empresa.

2. Procesos Operativos:

Son aquellos que tienen relación con la operación del negocio.

3. Procesos de Apoyo:

Son lo que dan el soporte a la organización.

4. Nombre a un Líder:

Es el responsable del proceso de su desempeño, sin embargo debe formar un equipo de traba con las que participan en el proceso para explicar la función.

5. Documentar (Proceso:

v Ficha del Proceso: Describe las generalidades de cada proceso es decir cual es objetivo, cuales son entrada, salida del proceso, como se medirá.

v Flujograma

v Procedimiento

6. Revisión de la información:

Cada participante del proceso, incluyendo al líder deberá revisar la información.

7. Manual:

Designa la organización de un encargado del manual, comparte de información.

Diagrama de Proceso:

El diagrama de proceso es una herramienta que muestra de una secuencia detallada de cada un a del as actividades de las operaciones inspecciones de tiempo de trabajo y materia.

Creaciones de un diagrama:

Hay dos símbolos fundamentales:

v Circulo Pequeño: presenta una operación .

v Cuadrado: representa un intersección.

Operación:

Se lleva acabo cuando se estudia o se plantea antes de cualquier actividad productiva en dicha parte.

Proceso de Inspección:

Se realiza cuando se examina la parte del proceso para verificar si cumple con los estándares.

Símbolo	Nombre	Función
	Inicio o fin de procedimiento	El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema.
	Operación acción	Un rectangulo solo puede representar un solo paso dentro de un proceso ("agregar dos tazas de harina"), o un subproceso completo ("hacer pan") dentro de un proceso más grande.
	Símbolo del Documento Impreso	Un documento o informe impreso.
	Símbolo de Decisión o Ramificación	Un punto de decisión o ramificación. Las líneas que representan diferentes decisiones surgen de diferentes puntos del diamante.
	Símbolo de Entrada / Salida	Representa el material o la información que entra o sale del sistema, como una orden del cliente (entrada) o un producto (salida).
	Símbolo de Entrada Manual	Representa un paso en el que se pide al usuario que introduzca la información manualmente.
	Símbolo de Preparación	Representa un ajuste a otro paso en el proceso.
	Símbolo del Conector	Indica que el flujo continúa donde se ha colocado un símbolo identico (que contiene la misma letra).
	O Símbolo	Indica que el flujo del proceso continúa en más de dos ramas.
	Símbolo de Unión de Invocación	Indica un punto en el diagrama de flujo en el que múltiples ramificaciones convergen de nuevo en un solo proceso.
	Símbolo de Fusión	Indica un paso en el que dos o más sub-listas o subprocesos se convierten en uno.
	Símbolo de Intercalar	Indica un paso que ordena información en un formato estándar.
	Símbolo de Ordenar	Indica un paso que organiza una lista de elementos en una secuencia o establece según algunos criterios predeterminados.
	Símbolo de Proceso Predefinido	Indica una secuencia de acciones que realizan una tarea específica incrustada dentro de un proceso más grande.
	Símbolo del Operación Manual	Indica una secuencia de comandos que continuarán repitiéndose hasta que se detenga manualmente.
	Símbolo de Límite de Bucle	Indica el punto en el que debe detenerse un bucle.
	Símbolo de Retardo	Indica un retraso en el proceso.
	Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados	Indica un paso donde se almacenan los datos.
	Símbolo de la Base de Datos	Indica una lista de información con una estructura estándar que permite buscar y ordenar.
	Símbolo de Almacenamiento Interno	Indica que la información se almacenó en la memoria durante un programa, utilizado en diagramas de flujo de diseño de software.
	Símbolo de Visualización	Indica un paso que muestra información.

RACI:

Un gráfico RACI es una matriz simple que se utiliza para asignar roles y responsabilidades para cada tarea, hito o decisión en un proyecto. Al trazar claramente qué roles están involucrados en cada tarea del proyecto y en qué nivel, puede eliminar la confusión y responder a la pregunta de proyecto de edad, ¿Quién está haciendo qué?.

Significa RACI:

RACI significa Responsable, Responsable, Consultado, Informado. Cada letra del acrónimo representa un nivel de responsabilidad de la tarea.

4 responsabilidades utilizadas en una matriz RACI.

v Responsable:

Este miembro del equipo realiza el trabajo para completar la tarea.

v Responsable: 

Esta persona delega el trabajo y es la última en revisar la tarea o entregarla antes de que se considere completa.

v Consultado:

Cada entrega se fortalece mediante la revisión y consulta de más de un miembro del equipo.

v Informado:

Estos miembros del equipo simplemente necesitan mantenerse al tanto del progreso del proyecto, en lugar de estar conectados a los detalles de cada entrega.

Bibliografías:

v Anónimo . (2008). Manuales de organización y procedimiento. Diagrama de Flujo.. 25/10/19, de Sitio web: http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1760-2.pdf

v Anonimo . (2015). Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo. 25/10/19, de Smartdraw Sitio web: https://www.smartdraw.com/flowchart/simbolos-de-diagramas-de-flujo.htm

v Anónimo. (2019). How to Clear Project Confusion with a RACI Chart [Template]. 25/10/2019, de Teamgantt Sitio web: https://www.teamgantt.com/blog/raci-chart-definition-tips-and-example

v Educatina . (2013). Proceso Administrativo (Organización) - Administración - Educatina. 25/10/19, de Educatina Sitio web: https://www.youtube.com/watch?v=kDv39ext0uI