CONTROL

MÓDULO 10

CONTROL

CONTROL:

Según Münch: El control consiste en evaluar y medir la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Pasos de la etapa de Control:

1. Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

2. Medir resultados.

3. Determinar si los resultados corresponden a los parámetros.

4. Tomar medidas correctivas.

Principios de la etapa de control:

1. Equilibrio:

La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

2. De los objetivos:

El control es un medio para alcanzar un objetivo preestablecido.

3. De la oportunidad:

Es primordial que el control se aplique en el momento oportuno.

4. De las desviaciones:

Éstas deben ser analizadas detalladamente para conocer las causas que las originaron.

5. De la costeabilidad:

 Los gastos que originen el control deben ser justificados ante los resultados.

6. De excepción: 

Debe procurarse que el control se aplique de manera excepcional, es decir, buscar que el objetivo se cumpla en la primera opción.

7. De la función controlada: 

La persona que ejerza el control no debe ser la misma que realiza la actividad a controlar.

Tipos de control:

Control preliminar:

Es el control que se aplica en la etapa de la planeación. 

Herramientas:

1. Las políticas.

2. Los procedimientos.

3. Las reglas.

4. Los manuales de organización.

5. Los presupuestos.

Control concurrente:

Es llevar a cabo la actividad.

Herramientas:

1. Sistema de información administrativa.

2. Lista de asistencia o biométrico: Asistencia del personal dentro de la organización.

3. Supervisión directa al momento de llevar a cabo el proceso.

Control de retroalimentación

Es el control que se realiza después de terminada la actividad.

Herramientas:

1. Evaluación de desempeño: El desempeño de los empleados. De acuerdo con el resultado de se tomarán medidas correctivas, como la capacitación o la rescisión del contrato.

2. Auditorías contables y administrativas: Nos orientan en evaluar la manera en que ha sido administrada la empresa. 

Establecimiento de estándares:

Es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

1. Rendimiento de beneficios. 

2. Posición en el mercado.

3. Productividad: 

4. Calidad del producto.

5. Desarrollo del personal.

6. Evaluación de la actuación.

Comparación:

ü El control consiste en averiguar lo que se está haciendo, comparar los resultados con lo que se esperaba.
ü Se mide el desempeño, luego se hace una comparación entre el desempeño real y el estándar, el cual se fija en la planeación.

ü A partir de esta comparación se determina si el desempeño real está arriba, abajo al nivel del estándar.

ü El último paso es corregir la desviación por la acción que el gerente considere adecuada.

Corrección:

ü La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

ü El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

ü El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.

Retroalimentación:

La información obtenida se ajusta al sistema administrativo.

Implementación de un sistema de control

Requiere:

1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.

2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los  objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

4. Evaluar la efectividad de los controles:

a. Eliminando aquellos que no sirven.

b. Simplifificándolos.

c. Combinándolos para perfeccionarlos.

Factores que comprenden el Control:

A. Cantidad:

B. Tiempo:

C. Costo

D. Calidad 

ü Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
ü Factor tiempo se controlan las fechas programadas.

ü El costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa.

ü Calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

Balanced Score Card

El Balanced Scorecard (BSC) es una metodología utilizada para definir y hacer seguimiento a la estrategia de una organización.

ü Se basa en un correcto equilibrio y alineación entre los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma.

Elementos globales son: 

La misión (nuestro propósito), la visión (a qué aspiramos), los  valores centrales (en qué creemos), las perspectivas y los objetivos.

Los elementos operativos son:

Los indicadores clave o KPI (ya sean indicadores inductores o de resultado) iniciativas estratégicas (proyectos que lo ayudan a alcanzar sus objetivos).

Perspectivas distintas para evaluar el desempeño de la estrategia de una organización:

ü La perspectiva financiera

ü La perspectiva del cliente

ü La perspectiva de procesos

ü La perspectiva de aprendizaje y crecimiento. 

La perspectiva financiera

ü Consiste en conocer los ingresos reales de la organización y su capacidad presupuestal.

ü Análisis real del comportamiento económico de la organización.

ü Aspectos financieros de una organización son fundamentales.

La perspectiva del cliente:

v La perspectiva del cliente evalúa varios factores que influyen en la experiencia del cliente.

La perspectiva de los procesos

ü Permite optimizar el funcionamiento en internos para garantizar agilidad y eficacia.

ü Permite comprender qué procesos si están en función del cumplimiento de los objetivos estratégicos y que otros procesos podrían obviarse por esta misma razón.

La perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Esta perspectiva permite analizar la manera de crear una estructura sólida,

ü Garantice resultados a largo plazo.

ü Permite analizar la infraestructura de la organización.

ü Crear valor futuro.

1. Clima organizacional: La perspectiva permite analizar de qué manera las acciones y comportamiento de los miembros de la organización están optimizando el desempeño con miras al cumplimiento de metas.

2. El área de personas analiza: Los niveles de capacitación de los empleados y las capacidades de la organización.

3. El análisis de los sistemas: Hace referencia a al desempeño en términos tecnológicos. Es decir, qué inversiones u optimizaciones en términos de TI deben realizarse con el fin de alcanzar las metas de la organización..